viernes, 31 de marzo de 2017

Introducción al MS Project 2003

PRESENTACIÓN

       Introducción al MS Project  es el primero de una serie de TIPS que publicaremos con el objetivo que usted pueda elaborar Schedules para sus proyectos de la manera más eficaz y eficiente. Brindándole información práctica de cómo debe administrar la información de sus proyectos, como son la creación de tareas, asignación de recursos, actualizaciones en el cronograma del proyecto, línea base del proyecto, informes del proyecto personalizados, entre otros muchos temas.En esta primera entrega haremos una revisión rápida de las propiedades del Microsoft Project, vale aclarar que algunos de los puntos tratados pueden variar dependiendo de la versión de MS Project que Ud. maneje, nosotros nos hemos basado en la versión 2003 de Microsoft Project Professional.

CONTENIDO

1.- Generalidades
1.1.- Abrir MS Project
1.2.- Abrir Plantillas
1.3.- Crear Proyecto
1.4.- Crear Entregables y Tareas
1.5.- Crear y cargar Recursos

2.- Barra de Herramientas
2.1.- Barra de Menú
2.2.- Barra estándar
2.3.- Barra de Formato
2.4.- Barra de Guía de Proyecto

3.- Explorando Vistas
3.1.- Vistas relativas a las tareas
3.2.- Vistas relativas a los recursos

4.- Explorando Informes
4.1.- Informes Generales
4.2.- Informes de Costos
4.3.- Informes de Asignaciones
4.4.- Informes de Carga de Trabajo

5.- Explorando Tablas

1.- GENERALIDADES

 1.1 – Abrir MS Project

 Para ingresar al programa MS Project  se debe seguir la siguiente ruta:

 Versiones de Office 2003 en adelante:Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Project

 Versiones anteriores a Office 2003:Inicio > Todos los programas > Microsoft Office Project

 Como podemos apreciar en la siguiente gráfica:


En la siguiente gráfica se explican las áreas que conforman la ventana de trabajo del MS Project:

Barra de Herramientas; esta área comprende todas las barras de herramientas necesarias para el manejo del programa como son: barra estándar, barra de herramientas, etc.

Panel de Ayuda; muestra un menú interactivo de temas y preguntas sobre MS Project, generalmente el panel de ayuda aparece al abrir el programa de MS Project , de no ser así deberá presionar F1 y podrá observar dicha área.

Tabla de Datos del proyecto; en esta área se ingresa y modifica toda la información del proyecto.

Área gráfica temporal; nos muestra gráficamente la información del proyecto que ha sido ingresada en la tabla de datos del proyecto, esta área no puede ser modificada.


Abrir un archivo en MS Project

 Para abrir un archivo MS Project tenemos 3 opciones, las cuales pasaremos a detallar:


Con cualquier de las 3 opciones detalladas aparecerá la siguiente ventana, donde se deberá elegir el archivo que se requiere abrir.


1.2 – Abrir Plantillas

Una plantilla es un documento que se usa como un estándar, es decir, tiene una estructura definida, e incluso puede tener datos registrados, los cuales nos facilitarán la elaboración de  los documentos finales. Para abrir una plantilla se utiliza la misma ruta que para abrir un archivo, y en la opción  tipo de archivo se selecciona plantillas.

1.3.- Crear Proyecto

 Al crear un proyecto estamos dando una herramienta al marco de trabajo, a través del cual se empezará la planificación del proyecto. Para esto nos valemos de información como son: el tipo de programación, la fecha de inicio y fin del proyecto, etc.

La información del proyecto la encontramos en el menú de Proyecto y elegimos la opción Información del Proyecto,



Luego de la cual aparecerá la siguiente ventana:


En Información del Proyecto tenemos Programar a partir de, la cual nos permite dos opciones:


  • Fecha de comienzo del proyecto; se define la fecha de inicio del proyecto, a partir de la cual las tareas son programadas después de la fecha de comienzo del proyecto.
  • Fecha de fin del proyecto; se define la fecha de término del proyecto, y las tareas son programadas antes de la fecha de término del proyecto.

Generalmente la información que se tiene es la fecha de fin o término del proyecto, sin embargo para un modelamiento y programación más adecuada en el entorno de trabajo del MS Project se trabaja con la fecha de comienzo del proyecto.


1.4.- Crear Entregables y Tareas

 Un entregable es un producto del proyecto el cual se puede medir y verificar, a la vez un proyecto puede contar con subentregables, que en conjunto (es decir, entregables y subentregables) forman el gran entregable que es el producto del proyecto.

 Por ejemplo: Un proyecto donde nuestro gran entregable es “Página Web”, estará conformado por los entregables de: Diseño de portal, desarrollo de contenido, pruebas, etc.

 Una tarea son las actividades necesarias para lograr cada uno de los entregables y subentregables del proyecto.

 Por ejemplo: en nuestro entregable “Desarrollo de contenido” se realizará las actividades de elaboración de presentaciones, control de calidad de las presentaciones, etc.

 Ingresar Tareas y Entregables

 Los Entregables y Tareas se ingresan en la Tabla de Datos del Proyecto, como observamos en la siguiente gráfica:


1.5.- Crear y cargar Recursos

Los recursos, son aquellos que nos permitirán realizar el proyecto, es decir, personas, equipos o materiales que serán necesarios para el desarrollo de los entregables y subentregables del proyecto. Para crear y cargar recursos tenemos que seguir la ruta menú ver opción Hoja de Recursos,  como observamos en la gráfica:



Al elegir esta opción veremosla Hojade Recursos, como muestra la gráfica siguiente:


La hoja de recursos nos permite administrar las propiedades más importantes de los recursos, como son:


  • Nombre de Recurso,
  • Iniciales; identificador breve del recurso.
  • Tasa estándar, costo del trabajo que se asigna al recurso.
  • Capacidad Máxima; es el porcentaje de disponibilidad del recurso en el proyecto.
  • Etc.



2.- BARRA DE HERRAMIENTAS

  2.1.- Barra de Menú


Archivo: Esta opción es muy similar a las demás programas de office, donde se puede abrir, crear, guardar archivos, etc.

Edición: Presenta los mismos comandos de las demás herramientas de Office. Vale mencionar que la opción de Deshacer Escritura (ctrl. + Z)  sólo funciona una vez en el MS Project.

Ver: Permita administrar todas las vistas de recursos y tareas, además de los informes y tablas a utilizar en el proyecto.

Insertar: Permite insertar nuevos recursos, tareas y columnas al proyecto.

Formato: Presenta los mismos comandos que las demás herramientas de Office.

Herramientas: Permite la configuración de la programación y cálculo del MS Project.

Proyecto: Presenta una lista de comandos para administrar el proyecto actual en MS Project.

Colaborar: Si tiene instalado el Project Server podrá compartir información de su proyecto con otros proyectos.





2.2.- Barra Estándar



La Barra Estándar es un acceso rápido a las diversas las opciones de la barra de menú. Para una mejor comprensión, podemos agrupar sus funciones como se observa en la siguiente tabla:



2.3.- Barra de Formato



La Barra de Formato permite aplicar propiedades de sangría, texto, filtro, entre otros, del formato del cronograma del proyecto; los cuales también hemos agrupado en una tabla que se muestra a continuación:



2.4.- Barra de Guía de Proyecto



La  Barra de Guía de Proyecto nos permite manejar todas las propiedades del proyecto, sobre las tareas, recursos, seguimientos e informes. La siguiente tabla nos muestra las opciones detalladas de la barra de Guía de Proyecto.





Si no puede observar la barra Guía de Proyecto siga los siguientes pasos:


  • Ir al menú Ver, elija la opción Barra de Herramientas y seleccione Guía de Proyecto, verifique que lo ha seleccionado dando un check en dicha opción.

Si en la barra de herramientas no aparece la opción Guía de Proyecto, probablemente su MS Project no esta configurado para verlo, en tal caso siga los siguientes pasos:


  • Ir al menú Herramientas, seleccione Opciones, aparecerá una nueva ventana en la cual se debe dirigir a la peldaña de Interfaz, allí encontrará una opción de Mostrar Guía de Proyecto, seleccione con un check dicha opción y finalmente clic en Aceptar.



3. EXPLORANDO VISTAS

3. 1.- Vistas relativas a las Tareas

Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gant nos permite observar la información de las tareas del proyecto en forma textual y gráfica (barras horizontales) en sus dos paneles, como se observa en la siguiente gráfica.

 


Diagrama de Red

 El Diagrama de Red muestra las dependencias entre las tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros o nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante líneas que conectan los cuadros.

 Ruta: Ver > Diagrama de Red



Gantt de Seguimiento

La vista de Gantt de Seguimiento nos muestra la misma información que el Diagrama de Gantt, pero adicionalmente nos muestra en la vista gráfica la ruta crítica del proyecto.

  Ruta: Ver > Gantt de Seguimiento

       


Uso de Tareas

La vista de Uso de Tareas nos muestra la información de todas las tareas del proyecto, agrupados en sus respectivos entregables o subentregables.

            Ruta: Ver> Uso de Tareas



3.2.- Vistas relativas a los Recursos

Hoja de Recursos

La Hoja de Recursos nos muestra la información de los recursos que son utilizados en el proyecto. La información que se muestra en la hoja de recursos puede ser personalizada de acuerdo a nuestras necesidades.

Ruta: Ver > Hoja de Recursos



Gráfico de Recursos

La vista Gráfico de Recursos nos muestra gráficamente (mediante barras verticales) los recursos del proyecto. Mostrándonos en la misma gráfica si el recurso ha sido sobreasignado o no de acuerdo al color de la barra.

Ruta: Ver > Gráfico de Recursos



Uso de Recursos

La vista Uso de Recursos nos muestra la información de todas las tareas que realiza cada  uno de los recursos del proyecto, como se observa en la gráfica siguiente, además muestra en una tabla la duración y la fecha en que se realizará la tarea.

Ruta: Ver > Uso de Recursos



4.- EXPLORANDO INFORMES

Los Informes nos permiten mostrar la información del proyecto a los interesados en el proyecto, para tal efecto los informes han sido clasificados en: informes generales, informes de costos, informes de asignaciones e informes personalizados, los cuales veremos a continuación.

Para acceder a los informes debe seguir la siguiente ruta: Menú Ver seleccionar la opción  Informes.



4.1.- Informes Generales



4.2.- Informes de Costos



4.3.- Informes de Asignaciones



4.4.- Informes de Carga de Trabajo



5.- EXPLORANDO TABLAS

Las Tablas nos permiten ingresar o modificar los datos requeridos para el proyecto, durante su planificación y control.

El MS Project nos ofrece una lista de tablas que contiene campos predefinidos, los cuales  pueden ser modificados posteriormente, así como también se puede crear tablas personalizadas con los campos que consideremos necesarios y utilizarlos para los schedules de nuestros proyectos. Para acceder a la opción de tablas debemos seguir la ruta que se observa en la siguiente gráfica:



A continuación se muestra las tablas que se utilizan frecuentemente en los proyectos:






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