jueves, 6 de abril de 2017

Almacenamiento y Recuperación del WBS


Al término del proyecto el WBS que fue creado y mantenido cuidadosamente durante todo su desarrollo, termina generalmente en un archivo olvidado. Este no debe ser el destino del WBS. Un WBS debe ser preservado, analizado, y revisado para asegurarse que las lecciones aprendidas se puedan aplicar una y otra vez, a medida que la organización evoluciona en la gestión de proyectos. Cada WBS debe ser visto como otra baldosa de la senda que nos lleva a la excelencia en la gestión de proyectos.


Para lograr esto el WBS debe ser almacenado en un repositorio central. Después de una revisión final, el WBS debe ser almacenado en un lugar donde los gestores de proyecto de toda la organización puedan accederlo. Si está almacenado en forma electrónica debe ser preservado en formato “solo lectura” para asegurarse que no sea modificado por otras personas que podrían querer usarlo como plantilla para sus proyectos. Si fuera este el caso y están tratando de crear una plantilla, entonces deberá ser regrabado con otro nombre, en su propio espacio de trabajo, y así no modificar la historia de la organización.

Idealmente estos documentos deben ser preservados con posibilidad de ser consultados con palabras claves que resalten su contenido. Por ejemplo si un WBS en particular hizo un buen trabajo en un proyecto de Reingeniería de Procesos para la Corporación Waxco, entonces será más fácil encontrarlo bajo la palabra clave “Reingeniería de Procesos” que bajo la palabra clave “Waxco”. Por lo tanto el almacenamiento y la búsqueda con palabras clave será crucial para la recuperación y reutilización posterior de los WBS. Cada WBS debería ser archivado con un mínimo de 8 palabras claves. Una lista posible de palabras claves a considerar puede ser:

    1. Nombre del Cliente
    2. Nombre del Proyecto
    3. Nombre del Producto Final
    4. Nombre del Líder Usuario
    5. Nombre del Contacto con la Organización Usuaria
    6. Tecnología Crítica
    7. Números de Patentes
    8. Tipo de Proyecto
    9. Organización Funcional Principal
    10. Nombre del Sponsor


Fomentando el archivo de los proyectos bajo estas palabras claves, no se perderán las valiosas lecciones aprendidas de pasados WBS.

Al catalogar los WBS es mejor preservar la última versión con una clara identificación de aquellos entregables que fueron suspendidos, olvidados, o adicionados durante el camino. Si esto no fuera posible, por lo menos se debe guardar la versión original y la última versión, aunque esto podría hacer perder información valiosa de la historia de los cambios.

Por último, siempre se debe guardar la información de contacto de los gestores de proyecto asociados a cada WBS, porque siempre habrá muchas preguntas por contestar. Un buen gestor de proyecto siempre está vigilante para compartir conocimiento y lecciones aprendidas, de manera que se puedan formular mejores WBS’s en el futuro.

No hay comentarios:

Publicar un comentario