jueves, 6 de abril de 2017

Construcción Bottom-Up orientada a Fases Temporales


Este enfoque trabaja mejor en un ambiente donde los miembros de equipo tienen un claro sentido del trabajo en particular pero no tienen claridad en la forma en que todo encaja junto o si no tienen la seguridad de tener todas las tareas totalmente definidas. En equipos de alto rendimiento abordando proyectos experimentales o de desarrollo novedoso, identificar los entregables o los sumarios de entregables puede ser algo difícil. Por otro lado, en organizaciones donde recién se introduce el WBS como herramienta, la idea de los stakeholders de tener que pasar a través de la estructura formal de un WBS para iniciar los trabajos, puede ser intimidante.

En este enfoque la construcción de la estructura del WBS no empieza desde el nivel superior sino desde el nivel inferior. Para desarrollar un WBS apropiado todo el personal clave responsable del proyecto se reúne, el gestor de proyecto empieza con una clara explicación de que el objetivo es simplemente identificar todo el trabajo necesario para completar el proyecto, a continuación se les pide a los asistentes información acerca del trabajo que visualizan en el proyecto, y de los niveles percibidos de esfuerzo que van a realizar. En este sentido los participantes deberían tener alguna familiaridad con la manera en que han desarrollado estos trabajos en el pasado y los resultados que obtuvieron en esa oportunidad.

La construcción de un WBS con este enfoque es una actividad de generación de ideas que puede usar alguna técnica de generación de ideas tales como Tormenta de Ideas, la Lista Crawford, la Técnica de Grupo Nominal, o cualquier otra. La misión principal del gestor de proyecto es recolectar la mayor cantidad de tareas asociadas como sea posible. Este revoltijo de tareas servirá como base para que el equipo de proyecto pueda construir un WBS convencional.

Una vez que los miembros han identificado tantos paquetes de trabajo como puedan, el gestor de proyecto debe organizarlos según el enfoque estándar de ciclo de vida de la organización. Si este estándar no existe, entonces podría usar el tradicional enfoque de Concepción, Desarrollo, Implantación, etc.
Luego de haber organizado los paquetes de trabajo en fases, el gestor de proyecto y los miembros de equipo pueden identificar brechas u omisiones de información. Inicialmente es una tarea relativamente fácil pues las tareas o entregables redundantes se eliminan y las omisiones obvias se compensan. Sin embargo a veces los vacíos son sutiles y requieren mucha más atención y esfuerzo.

Checklist para el WBS Bottom-Up orientado a Fases Temporales

1. ¿Se han identificado todos los entregables asociados con este proyecto? ¿Se han cruzado contra una matriz de cumplimiento de contrato u otro documento que perfile todos los entregables? Inserte todos estos trabajos a nivel de paquetes de trabajo del WBS.

Criterios de Éxito: Todos los entregables se han definido y se ha hecho una verificación cruzada con el contrato, la especificación de requerimientos, la especificación del trabajo, y otra documentación. También se han incluido los requerimientos de soporte administrativo y organizacional.

2. ¿Se han agrupado las tareas en sumarios lógicos, manteniendo los grupos por debajo de algunas decenas por fase o entregable resumen?

Criterios de Éxito: Todos los paquetes de trabajo se han agrupado bajo sumarios lógicos, y se han creado los entregables resúmenes y las fases temporales. Los entregables resumen y las fases temporales no tienen demasiados entregables debajo de ellas.

3. ¿Se ha repetido el paso anterior para todos los subsiguientes niveles y ahora los entregables son suficientemente pequeños y manejables de manera que el equipo de proyecto los pueda elaborar y a la vez se pueda ejercer un control efectivo sobre éstos?

Criterios de Éxito: ¿Las fases están suficientemente descompuestas como para permitir un entendimiento claro de todos los elementos del proyecto? ¿Se han contabilizado todos los elementos del proyecto?

4. A nivel de paquete de trabajo, ¿se ha definido el trabajo hasta un punto en el cual todos los entregables de menor nivel son entendidos claramente por aquellos que hacen el trabajo? ¿Se puede realizar el trabajo en un marco de tiempo y costo, proporcional al de los otros paquetes de trabajo?

Criterios de Éxito: Si hiciera una breve encuesta a los miembros del equipo de proyecto, ¿ella indicaría que entienden los entregables y como éstos contribuyen al proyecto en su conjunto? ¿Los miembros de equipo conocen el trabajo que se les ha asignado y saben qué se espera de ellos? ¿Los paquetes de trabajo son aproximadamente de la misma magnitud en términos de costo y duración?

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