lunes, 10 de abril de 2017

Cree su Metodología basada en un Marco Estándar (2)

Este artículo, el segundo de una serie de tres, provee algunos tips para adaptar y documentar una metodología basada en un marco estándar tal como ITIL o PMBoK®.

En el artículo previo se explicó porqué era una buena idea el crear una metodología basada enun marco estándar, y se resaltaron los criterios para elegir el marco más conveniente. En este artículo daremos algunos tips para la adaptación y documentación de la metodología.

Entender el Marco

Una vez que se ha seleccionado el marco es tiempo de empezar a construir la metodología. El primer paso es adquirir una comprensión general del marco, una vista holística de sus componentes. Se debe tener una idea clara del alcance y límites. Podría ser útil (si ya se tienen algunos procesos formales implantados) mapear los procesos contra el estándar y ejecutar un análisis de brechas. Esto no es necesario si el enfoque del proyecto es el de un proyecto de reingeniería, en el cual se construyen los procesos desde cero.

Elaborar un Mapa

Una vez que se tiene una visión clara del alcance del marco estándar y de la situación actual, se debe definir adonde se desea llegar (el alcance de la metodología). Esto significa que se debe tener una visión clara de la organización una vez que la nueva metodología esté en operación. Se podría encontrar que algunos procesos no aplican a la organización o son demasiados sofisticados para sus necesidades.

Hay que ser realistas. Hay que considerar los recursos que están disponibles para el proyecto y los límites de tiempo. Hay que asegurarse que esta visión estratégica es conocida por todas las personas involucradas en el proyecto, y es entendida y compartida por el sponsor.

Ahora que se sabe adonde se quiere llegar y se han definido los objetivos del proyecto, es
tiempo de planificar cómo se llegará allí. El proyecto se puede enfrentar de dos maneras:

Entrega de una sola vez. La metodología solo se desplegará cuando se haya completado el alcance total.
Entrega incremental. La metodología se desplegará en varias iteraciones, cada una de las cuales liberará un conjunto de procesos.
Aunque el enfoque de una sola entrega puede ser más razonable cuando el alcance es limitado, un enfoque iterativo incrementa la posibilidad de éxito del proyecto. Hay que tratar de lograr éxitos rápidos escogiendo para las primeras iteraciones aquellos procesos que añaden valor visible o solucionan problemas conocidos. De este modo aprenderá con cada versión y aplicará ese conocimiento a las subsecuentes iteraciones.

Adapte y detalle los procesos

Los marcos estándares son de propósito general. Para poder ser útiles a un amplio y heterogéneo conjunto de organizaciones, los marcos proveen mejores prácticas expresadas en términos generales. Es su tarea convertir eso en piezas de trabajo operativas. Después de entender el proceso tal como es descrito en el marco, se tendrá que determinar cómo se desea ejecutarlo en el contexto de la organización, determinar los roles que serán responsables de ejecutarlo, las herramientas que se usarán para facilitar el trabajo, y los documentos, información, objetos, etc. que se deben producir.

Documente los procesos

Una vez que los procesos están claros, se deben documentar para facilitar la comunicación con las personas que los ejecutarán. El objetivo ahora es que el proceso se ejecute en el mundo real de acuerdo a la nueva definición del proceso. Esto sólo se puede lograr a través del entendimiento y el compromiso de las personas que ejecutarán los procesos, para esto una pieza clave es tener una buena documentación.

Los procesos se pueden documentar con una amplia variedad de formatos y herramientas (desde MS Word hasta metoCube, una herramienta de documentación de procesos desarrollada en Nevant). Cualesquiera que sea el formato y estructura seleccionada para la documentación de los procesos, siempre trate de tener en cuenta lo siguiente:

Los documentos de procesos siempre deben estar accesibles fácilmente. Si esto no es así, las personas no perderán tiempo buscándolos.
La documentación de procesos debe ser fácilmente navegable. Si las personas no encuentran rápidamente la pieza concreta de información que están buscando, probablemente desistirán o perderán tiempo valioso.
Las herramientas y plantillas necesarias para llevar a cabo el trabajo descrito deben ser fácilmente accesibles desde la documentación.
Complementar las descripciones textuales de los procesos con diagramas.

Lucas Rodríguez Cervera es fundador de Nevant – Process documentation software una compañía especializada en producir soluciones de procesos para compañías basadas en el conocimiento. Ellos fueron pioneros de este concepto con metoCube.

CRÉDITOS

Autor: Lucas Rodríguez Cervera

E-mail: info@nevant.com

Fuente: NEVANT


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