jueves, 6 de abril de 2017

Depuración y Control de Calidad del WBS


El mayor reto al tratar de cubrir las brechas dentro de un WBS es descubrir qué trabajo hemos omitido, el cual nunca se ha hecho antes o es muy poco familiar a la organización. Para realizar esto el gestor de proyecto tiene a su disposición una variedad de enfoques:

Diagramación de Redes
Técnica Delphi
Validación de Consultores
Comparación con Plantillas
Cada técnica tiene sus méritos y limitaciones. Los gestores de proyecto que crean y mantienen un WBS deben reconocer ante todo que el WBS es un documento dinámico y sujeto a cambios. Asumir que el WBS sobrevivirá el proyecto sin ningún cambio es asumir que todos los parámetros del proyecto, desde los requerimientos, los recursos, y hasta los riesgos, permanecerán constantes.

Diagramación de Redes

Este enfoque es potencialmente el más completo y exhaustivo para detectar brechas. También es el más laborioso y agotador para el gestor de proyecto y el equipo de proyecto. El proceso involucra identificar todos los inputs y outputs de los entregables del WBS y determinar de donde vienen los inputs y hacia donde van los outputs.
Durante el proceso los miembros del equipo toman cada entregable y tratan de responder a las preguntas:

1. ¿Qué inputs se requieren para producir este entregable?
2. ¿Este entregable se utilizará para producir qué otro entregable?

La primera pregunta debería llevar progresivamente al equipo hacia el inicio del proyecto. Si el input requerido no está considerado como entregable del proyecto o disponible como recurso de la organización, entonces algo tendrá que ser añadido al proyecto.
La segunda pregunta debería llevar progresivamente al equipo hacia el final del proyecto. Si el entregable generado no es utilizado directamente por el usuario final del proyecto o como input para producir otro entregable, entonces el entregable es superfluo o se ha descubierto alguna brecha en el WBS.

Técnica Delphi

La técnica Delphi se aplica para recolectar conocimiento de los expertos. El proceso involucra un panel de expertos que no están disponibles en las oficinas del proyecto. El WBS (o una parte de el) se envía a los expertos para su revisión y comentario.
Luego del primer ciclo de revisión el gestor de proyecto recolecta los comentarios y genera una versión actualizada del WBS, la cual vuelve a enviar a los expertos.

Los expertos revisan la versión actualizada y proporcionan adiciones, anulaciones, y correcciones, las cuales retornan al gestor de proyecto. El ciclo continúa hasta que el gestor de proyecto está satisfecho con el resultado y se considera que el WBS ya está completo.

La ventaja de la técnica Delphi es que el gestor de proyecto puede recolectar la experiencia de las personas más capacitadas y experimentadas. La desventaja principal radica en que podría consumir grandes cantidades de tiempo el completar todo el proceso. Tan solo dos o tres ciclos de revisión podrían tomar semanas a medida que el gestor de proyecto espera por las respuestas de los expertos.

Validación de Consultores

Algunas organizaciones no se consideran preparadas para evaluar sus WBS. Mientras que por un lado se consideran expertos en el tema técnico del proyecto, por otro lado dudan de su capacidad para descomponer el trabajo en subcomponentes lógicos que sean fácilmente asignables y controlables. Por lo tanto recurren a consultores para identificar las brechas en sus WBS.

El reto asociado con la técnica de validación de consultores es validar al consultor. Es relativamente fácil encontrar consultores que puedan hacer este trabajo, la dificultad radica en encontrar consultores que estén familiarizados con los enfoques que utiliza la organización para ejecutar sus proyectos.

Encontrar un consultor que pueda lidiar con las presiones y demandas de una organización puede depender del entendimiento que el consultor tenga de la organización, su burocracia, y sus idiosincrasias internas. Recurrir a ayuda externa podría en algunos casos consumir tanto tiempo y energía como crear el WBS internamente.

Comparación con Plantillas

Otra técnica para evaluar un WBS es la comparación con Plantillas. El objetivo de esta técnica no es crear una imagen espejo de la plantilla. En lugar de eso la plantilla se usa para examinar experiencias y enfoques convencionales para abordar proyectos pasados. Las plantillas generalmente reflejan las lecciones aprendidas y representan una fuente crucial de información y experiencia.

La comparación con plantillas no es una comparación de entregable versus entregable. Lo que una plantilla provee es una perspectiva de los temas críticos, entregables, o fases que han sido esenciales para el éxito pasado. Con esa información es posible evaluar si el actual WBS tiene el potencial para lograr un nivel similar de éxito.

Para conducir este tipo de revisión la plantilla debe ser diseccionada para identificar los componentes críticos. La comparación será de mayor valor en los niveles superiores y de menor valor progresivo conforme bajamos de nivel. Para cada nivel resumen de la plantilla deberá haber un nivel homólogo en el WBS, o en su defecto deberá haber una explicación de porqué ese nivel no es esencial en el WBS. La explicación detallará porqué ciertos enfoques se usaron y ciertos enfoques se dejaron de usar. Es posible que la comparación genere pocos cambios en el WBS pero de todas maneras servirá para validar y consolidar la estructura del WBS actual.

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