Línea Base del Proyecto

PRESENTACIÓN

Continuando con el esquema de Planificación con el MS Project en esta ocasión explicaremos como Grabar la Línea Base del Proyecto y auditar el estado de la misma. Además de emitir informes del proyecto y la Curva S.

CONTENIDO

1.- Línea Base del Proyecto

¿Qué es la Línea Base?

2.- Verificar el modelo del proyecto                

            Verificar la configuración del proyecto.

            Verificar las duraciones.

            Verificar los costos.

            Verificar el trabajo

 3.- Guardar Línea Base Principal

Tabla de ayuda

            Grabar la línea base del proyecto

            Emitir informes del proyecto

            Emitir un reporte de carga de trabajo planificada        

            Emitir Curva S del Proyecto

            Recomendaciones

1.- LÍNEA BASE DEL PROYECTO

 ¿Qué es la Línea Base?

2.- VERIFICAR EL MODELO DEL PROYECTO

 Siempre debemos verificar la configuración del proyecto.

Verificar la Configuración del Proyecto

 Siempre debemos verificar la fecha de inicio del proyecto.

La fecha de inicio del proyecto debe ser 2 de enero del 2007, y observamos las estadísticas del proyecto.

Verificar las Duraciones

Se  debe revisar las duraciones de los grandes entregables del proyecto.

 Ruta: Proyecto > Información del Proyecto > Estadísticas

Verificar los Costos

Se  debe revisar los costos del proyecto.

 Ruta: Proyecto > Información del Proyecto > Estadísticas

Verificar el Trabajo

Se  debe revisar el trabajo del proyecto.

 Ruta: Proyecto > Información del Proyecto > Estadísticas

3.- GUARDAR LÍNEA BASE PRINCIPAL

 Tabla de ayuda

Para guardarla LíneaBasetenemos que preparar una tabla de ayuda la cual tendrá los campos con la información que necesitamos conocer del proyecto.

Para eso seguimos los siguientes pasos:

Menú Ver, opción Tabla, si ubica Línea base selecciona esa, sino es así selecciona más tablas, y allí ubicará la tabla de Línea Base, como se observa en las siguientes gráficas:

Con lo cual obtendremos la siguiente tabla:

En un inicio los datos de los campos de la tabla estarán vacíos, pues aún no se ha guardado la línea base. Todos los campos de la  tabla de línea base: Duración prevista, Comienzo previsto, Trabajo previsto, y Costo Previsto, son los valores que nosotros estimamos se deben cumplir, pero en realidad muchas de  las tareas no comenzarán, durarán y costarán lo planificado; estos datos nos servirán para compararlos con los datos reales del proyecto, y poder conocer cuan cerca de los resultados planificados estamos.

Grabar la Línea Base del Proyecto

Al grabar la línea base del proyecto, nos permitirá conocer cuales son los datos reales del proyecto en un periodo de tiempo, para así poder compararlos con los  valores planificados del proyecto.

Para grabar la línea base del proyecto debemos hacer lo siguiente:

–  Menú Herramientas, opción Seguimiento, seleccionamos Guardar línea base,  como observamos en la gráfica.

–       En la ventana que nos aparece, podemos elegir entre guardar línea base o guardar plan provisional, nosotros elegiremos la primera opción.

–       También nos permite especificar si queremos la línea base de todo el proyecto o de determinadas tareas seleccionadas, en nuestro caso elegiremos de  todo el proyecto.

Luego de lo cual obtenemos el siguiente resultado:

Emitir informes del Proyecto

Los Informes del Proyecto permiten conocer la información más importante, referente a los recursos, costos, duración, etc. del proyecto. Estos informes pueden ser presentados en una reunión del equipo de proyecto para informar cual es el estado actual del proyecto del proyecto.

Para emitir los informes debemos hacer los siguientes pasos:

–       Nos dirigimos al Menú Ver, elegimos la opción Informes, en la nueva ventana seleccionamos la opción Generales, y posteriormente seleccionamos Resumen del Proyecto; como observamos en las gráficas siguientes:

De esta manera obtendremos el informe de Resumen del Proyecto, como podemos apreciar en la siguiente gráfica:

Emitir un Reporte de carga de trabajo planificada

Para emitir el reporte de la carga de trabajo planificada, nos dirigimos también al menú Ver, opción Informes, y seleccionamos la opción de carga de trabajo, y en la ventana posterior la opción uso de recursos, como observamos en las siguientes gráficas:

Nosotros queremos ver la carga de trabajo de los recursos a través del tiempo, en nuestro proyecto los valores de la columna trabajo y trabajo previsto coincidirán, pero se recomienda que cuando se desee mostrar la información de la Línea base principal guardada, se utilice el trabajo previsto. Entonces debemos modificar el informe de Uso de recursos, para tal caso en la siguiente ventana en vez de Trabajo, elegimos Trabajo Previsto, aceptamos el cambio, y ahora si damos seleccionar informe uso de recursos.

Luego obtendremos el siguiente resultado:

Emitir Curva S del Proyecto

Para emitir la CurvaSdel Proyecto, debemos trabajar con la Barrade Herramientas de análisis.

Si no aparece la barra de herramientas de Análisis, hacemos lo siguiente:

– Menú Ver, opción Barra de Herramientas, seleccionamos la opción Análisis.

– Y apreciaremos la siguiente barra, donde damos clic en la opción Analizar datos de escala temporal en Excel.

-Indicamos si la curva S será de todo el proyecto o de las tareas seleccionadas, en nuestro caso lo trabajaremos para todo el proyecto.

– Quitamos el campo trabajo de la selección, y agregamos los campos CPTP, CPTR y CRTR.

Como observamos en la siguiente gráfica:

-En esta ventana se debe tener cuidado con las fechas que aparecen, pues no pueden tener el formato de: “02 de enero de2007”, sino solo debe aparecer “02 enero2007”.

–       En la siguiente ventana nos pide confirmar si queremos que se representen los datos en la escala temporal de Excel, debemos seleccionar Si.

– Y finalmente damos Exportar Datos.

Y obtenemos la siguiente gráfica que nos representala Curva Sdel proyecto.

Recomendación

Recomendamos guardar los informes del proyecto en una versión no editable, de manera de tener un historial de los avances del proyecto y poder comparar los resultados obtenidos. Mencionamos una versión no editable, para que los resultados no sean modificados.

En nuestro caso vamos a imprimir el reporte con un creador de pdf, hay muchos de estos programas, nosotros hemos elegido el PDF Creator, que se puede bajar de forma gratuita desde Internet.

Entonces para imprimir el informe en un pdf, seguiremos los siguientes pasos:

-En el menú Archivo, seleccionamos la opción Imprimir, y en el nombre de impresora elegimos la opción PDF Creator, y damos Aceptar.

-En la siguiente ventana asignaremos la información del archivo que vamos a crear (como Título del Documento, fecha de creación, Autor, etc), y damos Aceptar.

–       Seleccionamos donde se guardará el documento.

-Y finalmente tenemos nuestro informe de resumen del proyecto.