lunes, 10 de abril de 2017

Los Recursos en los Proyectos


Problemas en la Asignación de Recursos

Le han entregado un proyecto y también algunos recursos preasignados para trabajar en él. Sin embargo, en un mundo ideal, primero identificaría sus requerimientos de recursos y luego buscaría personas con las características necesarias para cumplir estos roles. Ahora no tiene más remedio que trabajar con estas personas en particular. Algunos encajan en los requerimientos para los recursos y otros presentan grandes deficiencias en sus habilidades y experiencias. ¿Qué hará ahora?

Recursos en los Proyectos

En el mundo real, raramente obtenemos los mejores recursos para un proyecto. Usualmente lo que se obtiene es una mixtura de recursos que están disponibles, y recursos que tienen alguna relación con el tema del proyecto. Desafortunadamente, esta es la realidad de los negocios hoy en día. Las organizaciones deben usar sus recursos y asignarlos según su disponibilidad. Considérese extremadamente afortunado si realmente obtiene las personas más competentes en todas las áreas que necesita.

Aceptando lo Inevitable

La gestión de recursos puede implicar el decir “No” a los recursos asignados, pero en la mayoría de casos la directiva que le darán será sacarle el máximo provecho a los recursos que le fueron asignados. Esto requiere un enfoque diferente para administrar el proyecto de lo que quizás digan los libros de texto. Necesitará cubrir las brechas y las limitaciones. Eso hará mucho más difícil el proceso en su conjunto.

Definir los Requerimientos de los Recursos

El primer paso es definir los requerimientos de recursos independientemente de las personas involucradas. Para hacer esto, cree una lista de roles y responsabilidades para el proyecto. No se restringa a las personas que tiene a su cargo, sino empiece desde la manera ideal en la cual se debería organizar el proyecto. A menudo es muy útil revisar proyectos anteriores para ver los roles y responsabilidades que existen.

Una vez que se tienen los roles y las responsabilidades enumerados, analice a las personas que han sido preasignadas para cumplir estos roles, y verifique como encajan. Al final tendrá un análisis de brechas respecto a:

· Recursos involucrados y las habilidades que aportan.
versus
· Los requerimientos de recursos para el proyecto.

Relacione las Habilidades de los Recursos

También verifique los recursos disponibles y las habilidades individuales que poseen. Podría ser posible redistribuir las responsabilidades para adecuarlas a personas específicas. Recuerdo un proyecto donde un asistente de negocios junior tenía la reputación de ser un excelente documentador. Cambiamos algunas responsabilidades para colocar mayores responsabilidades de documentación sobre esta persona. De esta manera se liberó a otros miembros del equipo para enfocarlos en el desarrollo de requerimientos antes que en la documentación final.

Las Brechas en los Recursos

A estas alturas deberíamos tener una idea clara de donde se encuentran las brechas de los recursos. El primer punto en la agenda es discutir el problema con el Patrocinador o con el Comité de Dirección del Proyecto. Esto podría ser suficiente para convencerlos de cambiar la asignación de los recursos del proyecto.

Caso contrario, habrá que hacer planes para cubrir las brechas. He aquí algunas estrategias:

Recursos a Tiempo Parciales

Busque personas que tengan las habilidades requeridas y vea si pueden ser asignados a tiempo parciales. Por ejemplo, si carece de recursos con conocimiento detallado de los procesos de un área en particular, vea si puede tener una persona asignada por un día o dos para llenar la brecha.

Recursos Externos

Quizás haya personas que no pertenecen a la compañía, que podrían ayudar en algunas áreas en particular. Por ejemplo si carece de alguien con experiencia en gestión de riesgos, hay numerosos elementos disponibles en el mercado que podrían llevar a cabo un asesoramiento en ese tema.

Preparar Recursos

Otra solución podría ser entrenar algunas personas para cubrir la brecha. Por ejemplo si necesita usuarios para desarrollar casos de uso para los requerimientos, y no tienen conocimientos de este tema, un programa de entrenamiento podría ser la solución.

Buscar otro Modo

La respuesta puede ser hacer las cosas de modo diferente. Por ejemplo, si está buscando implementar un paquete de software, pero carece de recursos de desarrollo, tal vez la mejor solución sea tercerizar la gestión del paquete. Busque un ASP (Application Service Provider) que se encargará del software y el hardware.

Financiamiento Alternativo

Si las restricciones de recursos son el resultado de una decisión de financiamiento, tal vez exista otra manera de financiar el recurso. Por ejemplo, si el proyecto no tiene las habilidades de testing necesarias, tal vez los servicios de un especialista en testing podrían ser financiados por el presupuesto operativo de algún otro departamento o incluso de algún otro proyecto.

Restringir la Actividad

Quizás posea un gran número de desarrolladores con experiencia en VB y está buscando soluciones que impliquen tanto VB como Delphi. Un método podría serrestringir la selección de la actividad no considerando el desarrollo en Delphi.

Identificar el Impacto

La mayoría de las soluciones esquematizadas anteriormente tendrán un impacto en el proyecto. Podría ser el costo, podría ser el tiempo, podría ser el alcance de la solución propuesta. Cada uno de los impactos debería ser documentado y aprobado formalmente por el Patrocinador y el Comité de Dirección. Si la organización decide limitar los recursos y las habilidades que provee, también debería estar preparada para aceptar las limitaciones del proyecto que podrían surgir de su propia decisión.

Evaluar las Personalidades

Todo lo que hemos discutido está relacionado con las habilidades de los recursos. Sin embargo también hay que considerar el aspecto de qué tan bien el equipo trabajará en su conjunto. Una vez me pidieron reclutar a dos personas que tenían un largo historial de no ser capaces de trabajar juntos. Era improbable que algo mágico fuera a pasar sólo porque estaban en el mismo proyecto. El patrocinador estaba entercado en que ellos necesitaban trabajar juntos para el éxito del proyecto.

Mi solución fue lograr que el Patrocinador les comunicara que yo tenía el poder para recomendarle que ambos fuesen despedidos si la situación llegaba a ser imposible para trabajar en equipo y lograr los objetivos del proyecto. En efecto, si llegaban a una situación en donde no podían trabajar juntos, se les pediría a ambos que dejaran la compañía, independientemente de quien estuvo bien o mal.

Los siguientes meses estuvieron lejos de ser fáciles y utilicé mucho tiempo trabajando directamente con las dos personas. Cada vez que tenían que trabajar directamente juntos, intentaba estar presente. Algunas veces estuvimos cerca de rendirnos, pero permanecía recordándoles que era una situación “perder-perder”. Si ambos no podían trabajar juntos, ambos terminarían sin empleo. Finalmente, se logró hacerlos trabajar durante todo el proyecto.

Resumen

La gestión de recursos del proyecto es una tarea compleja que usualmente no es tratada con la importancia que se merece. Es usual que se asignen personas y se tenga que proseguir el trabajo con ellas. A pesar de eso es necesario identificar las brechas en las habilidades de los recursos y tomar acción para cubrirlas.

No sólo hay que enfocarse en las habilidades requeridas del recurso. Adicionalmente hay que obtener indicios sobre temas personales y tratar de no ignorar lo que es obvio. Si dos personas no pueden trabajar juntas en un ambiente normal, probablemente tampoco podrán trabajar juntas en un ambiente de proyecto, de alta presión.

Finalmente, no hay que limitarse a aceptar recursos e ignorar lo que el proyecto necesita en términos de roles y responsabilidades. Si una responsabilidad no está asignada, en algún momento, esto se manifestará como un problema. Abordar esto tempranamente durante el ciclo de vida del proyecto evitará o reducirá el impacto.

CRÉDITOS

Autor: Neville Turbit

E-mail: project@projectperfect.com.au

Fuente: Project Perfect

Enlace artículo original: http://www.projectperfect.com.au/downloads/Info/info_project_resources.pdf

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